Zwischen Agilität und Aufsichtspflicht: Warum Schatten-IT im Stadtwerk zum regulatorischen Risiko wird

In den Fluren deutscher Stadtwerke hält sich hartnäckig ein Mythos: Die Digitalisierung finde primär in den großen ERP-Systemen und der Marktkommunikations-Software statt. Doch wer einen Blick in die Fachabteilungen wirft, sieht eine andere Realität. Dort regieren komplexe Excel-Kaskaden, SharePoint-Listen mit kritischen Netzinformationen und neuerdings Power-Automate-Flows, die Daten zwischen Systemen hin- und herjonglieren. Was als „agile Selbsthilfe“ der Fachbereiche beginnt, entwickelt sich im Jahr 2026 zu einer massiven regulatorischen Haftungsfalle.

Als Regulatorik-Expertin sehe ich hier nicht nur ein IT-Problem, sondern eine Verletzung der Sorgfaltspflichten aus dem Energiewirtschaftsgesetz (EnWG). Wenn die „Schatten-IT“ die Oberhand gewinnt, geraten die Datenintegrität und damit die Grundlage Ihrer Erlöse in Gefahr.

Das Basisjahr 2026: Wenn Excel-Fehler die Erlöse der nächsten fünf Jahre fressen

Warum ist das Thema gerade jetzt so brisant? Wir befinden uns im Vorfeld der Datenerhebung für die 5. Regulierungsperiode. Gemäß § 6 StromNEV bzw. GasNEV ist das Jahr 2026 das Basisjahr für die Kostenprüfung der Verteilnetzbetreiber (VNB). Jede Kostenzuordnung, jede Aktivierung und jeder Strukturparameter, der in diesem Jahr erfasst wird, bestimmt Ihren Effizienzwert und damit Ihre Erlösobergrenze bis in die 2030er Jahre hinein.

Recherche-Ergebnisse zeigen deutlich die Gefahr: Ineffiziente Fremdvergaben oder falsche Kostenzuordnungen zwischen Netz und Vertrieb – oft dokumentiert in manuellen „Behelfs-Listen“ außerhalb der revisionssicheren SAP-Systeme – führen zu massiven Abschlägen im Effizienzvergleich. Wer seine OPEX- und CAPEX-Werte in unkontrollierten Excel-Tools simuliert, statt sie in einer sauberen Governance-Struktur zu führen, riskiert, dass die Bundesnetzagentur (BNetzA) im Rahmen der Kostenprüfung (§ 27 f. ARegV) Korrekturen vornimmt, die nicht mehr heilbar sind.

§ 14a EnWG und die Automatisierungsfalle

Ein weiteres regulatorisches Schwergewicht ist die Neuregelung des § 14a EnWG zur Integration von steuerbaren Verbrauchseinrichtungen. Die BNetzA fordert hier eine präzise, diskriminierungsfreie Steuerung von Wärmepumpen und Wallboxen. Dies setzt einen Datenfluss voraus, der vom Smart Meter Gateway (SMGW) über den Messstellenbetreiber (MSB) bis zum VNB reicht.

Wenn die Entscheidung über Netzzustände oder die Umsetzung der „dimmenden“ Steuerung jedoch auf manuell gepflegten Listen in SharePoint-Inseln basiert, wird die geforderte Netzorientierung zur Makulatur. Die regulatorischen Vorgaben verlangen eine Automatisierung, die „audit-ready“ ist. Ein „Netzautomatisierungsgrad“ (Kennzahl 2.2), der lediglich auf Schätzungen in einer Abteilungs-Excel beruht, hält einer Überprüfung nach § 13 EnWG (Systemverantwortung) nicht stand. Hier wird Schatten-IT zum Sicherheitsrisiko für den Netzbetrieb.

Low-Code und KI: Die neue Dimension der Unübersichtlichkeit

Mit dem Aufkommen von Low-Code-Plattformen und KI-Prototypen hat das Problem eine neue Qualität erreicht. Es ist heute für einen Sachbearbeiter ein Leichtes, mittels Power Automate einen Prozess zu bauen, der UTILMD-Nachrichten aus der Marktkommunikation ausliest und in eine private Datenbank schreibt, um „schneller“ Auswertungen zu fahren.

Doch Vorsicht: Die Marktkommunikation unterliegt strikten Festlegungen der Beschlusskammern 6 und 7 (z.B. GPKE, MaBiS). Ein „ingenieurgetriebener Ansatz im Wissensmanagement“, wie ihn aktuelle Whitepaper fordern, ist notwendig, um die Komplexität von EDIFACT-Formaten und regulatorischen Fristen abzubilden. Naive KI-Ansätze, die lediglich Dokumente vektorisieren, ohne die zugrunde liegende Logik der BNetzA-Beschlüsse zu verstehen, produzieren „Halluzinationen“, die im schlimmsten Fall zu fehlerhaften Bilanzkreisabrechnungen führen.

Governance ist eine Führungsaufgabe: Das Drei-Säulen-Modell

Warum sollten Sie sich als Geschäftsführer oder Abteilungsleiter damit beschäftigen? Weil Sie gemäß § 11 EnWG für einen sicheren und effizienten Netzbetrieb haften. Schatten-IT untergräbt diese Sicherheit.

Um den „Datenmanagement-Reifegrad“ (Kennzahl 2.3) Ihres Hauses von einer bloßen Selbstbewertung zu einer belastbaren Größe zu entwickeln, empfehle ich folgende Schritte:

1. Klare Ownership für Datenflüsse: Es darf keine „herrenlosen“ Daten zwischen MSCONS-Nachrichten und dem Asset-Management geben. Jede Schnittstelle, auch wenn sie via Power BI visualisiert wird, braucht einen fachlichen und einen technischen Owner.
2. Zentralisierung der Simulations-Logik: Nutzen Sie Simulatoren für Sensitivitäts-Analysen (OPEX/CAPEX) nicht als „Privat-Excel“ einzelner Controller. Diese Tools müssen validiert und zentral hinterlegt sein, um den Effizienzwert gegen den Median der Benchmark-VNB (Vgl. § 12 ARegV) korrekt zu prognostizieren.
3. Regulatorisches Monitoring von Low-Code: Führen Sie eine Freigabepflicht für Automatisierungen ein, die regulatorisch relevante Daten (Netzanschlussdaten nach § 14d EnWG, EE-Anschluss-Dauer) verarbeiten.

Fazit: Regulatorik als Hebel zur Professionalisierung

Die Zeit der „Excel-Stadtwerke“ ist vorbei. Die Anforderungen aus dem Netzausbaubeschleunigungsgesetz und die massiven Datenmengen aus dem Smart-Meter-Rollout (§ 29 MsbG) erzwingen eine Abkehr von Insellösungen.

Schatten-IT ist oft ein Symptom für zu langsame zentrale IT-Prozesse. Die Lösung darf jedoch nicht das Wegsehen sein, sondern eine Governance, die Agilität ermöglicht, ohne die regulatorische Compliance zu opfern. Wer heute seine Datenflüsse im Griff hat, sichert sich nicht nur die Erlöse für das Basisjahr 2026, sondern vermeidet auch schmerzhafte Haftungsfragen bei der nächsten Prüfung durch die BNetzA.

Digitalisierung im Stadtwerk 2026 bedeutet: Jedes Bit muss seinen rechtlichen Ursprung kennen. Alles andere ist ein unkalkulierbares Risiko für Ihren Business Case.